Pengertian, tata bahasa dalam surat, jenis-jenis dan contoh surat ! (TUGAS tanggal 30 Oktober 2013)

surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dan pikiran secara  tertulis dari suatu pihak kepada pihak lain. Sebagaimana yang kita ketahui, surat memiliki peranan penting dalam proses penyampaian informasi.

Tata bahasa surat

                Tata bahasan dalam surat meliputi ejaan dan tanda baca.

1)      Ejaan

Ejaan meliputi  penulisan huruf,  dan  penulisan unsur serapan.

a)      Penulisan huruf

b)      Penulisan kata

c)       Penulisan unsur serapan

2)      Tanda baca

a)      Tanda titik dua

b)      Tanda koma

c)       Tanda garis miring

Jenis - jenis surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

2. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

3. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

5. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

2.3.1 BERDASARKAN WUJUD SURAT

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

1. Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

Kartu pos biasanya dibuat dengan memakai kertas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.

a. Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta penerima.

b. Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.

Pada dasarnya kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai berikut :

a. Mengirimkan berita-berita yang singkat-singkat saja atau pendek.

b. Untuk berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang lainpun tidak menjadi masalah.

c. Dikirimkan untuk masalah-masalah yang bersifat santai, seperti mengirim dan meminta lagi.

d. Bukan untuk keperluan dinas atau resmi.

e. Bukan untuk dikirimkan kepada orang tua, atau orang yang umurnya diatas pengirim.

2. Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

Warkat pos dapat dilipat-lipat sehingga bagian lipatan bagian luar dapat dipakai menulis nama dan alamat pengiriman serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan, surat dengan memakai warkat pos bertujuan :

a. Untuk surat bersifat keluarga.

b. Yang isinya berita yang panjang-panjang.

c. Yang bersifat rahasia keluarga.

d. Bukan untuk keperluan dinas atau bersifat resmi.

3. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atauamplop. Surat-surat yang memakai amplop sampul ini gunanya :

a. Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa lembar atau beberapa halaman.

b. Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain.

c. Untuk surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa.

d. Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan.

e. Untuk menjaga sopan santun.

Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang memakai sampul kelihatan rapih. Pemakaian sampul hedaknya :

ð Sampul yang berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berukuran pokok.

ð Untuk sampul yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan kuarto.

ð Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas octavo.

4. Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya. Biasanya surat-surat demikian berisi antara lain :

a. Kritikan-kritikan terhadap sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak menyenangkan.

b. Saran-saran dan pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal yang kurang baik atau tidak pantas.

c. Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.

d. Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu yang kurang baik.

Sedangkan surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.

5. Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Pada umumnya memorandum digunakan dari atasan kepada bawahan, atau antara pejabat yang sederajat kedudukannya, cara pembuatannya diketik atau tulisan tangan. Memorandum dipergunakan untuk pemberitahuan, permintaan informasi, memberipetunjuk atau memberi informasi.

Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi. Gunanya nota adalah :

ð Untuk meminta penjelasan

ð Untuk memberikan keputusan

ð Untuk peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.

6. Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh. Ada dua macam cara penyampaiannya, yaitu :

ð Telegram yang pengirimannya melalui perum telekomunikasi (seperti morse, telek, dan teleprinter).

ð Surat telegram atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram tetapi pengirimannya dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas perusahaan atau instansi).

7. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan ataukhitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

2.3.2. BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

1. Surat Sangat Rahasia

Adalah surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

2. Surat Rahasia

Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

3. Surat konfidensial

Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

2.3.3. SURAT BERDASARKAN PROSES PENYELESAIANNYA

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu :

1. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

2. Surat Segera

Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

3. Surat Biasa

Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

2.3.4. JENIS SURAT BERDASARKAN DINAS POS

Surat berdasarkan dinaspos adalah surat-surat yang dikirimkan melalui kartu pos dan dikenakan biaya sesuai dengan peraturan dinas pos. Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

1. Surat Biasa

Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

2. Surat Kilat

Adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atauprangkonya lebih mahal dari surat biasa.

3. Surat Kilat Khusus

Adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima . dengan demikian kantor sangat mengutamakan sekali cara pengirimannya waktu penyampaian kepada penerima sudah dapat dipastikan. Sedangkan soal biaya dan ongkos atau prangko kilat khusus ini mahal Karena memperhitungkan hal-hal berikut :

a. Ongkos disesuaikan dengan jarak antara tempat pengiriman dengan tempat penerima.

b. Diperhatikan berat surat dan kertas surat tersebut.

c. Pihak dinas pos sangat bertanggung jawab terhadap penyampaian surat tersebut.

4. Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atauprangkonya mahal karena ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

a. Prangko disesuaikan dengan jarak antara pengirim dan penerima.

b. Surat tersebut ditimbang dulu.

c. Nama dan alamat pengirim serta jenis surat dicatat oleh dinas pos.

d. Setelah sampai ditempat penerimaan, penerima harus menanda tangani tanda penerima surat.

Contoh Surat Dinas

SMP NEGERI SLEMAN

Jln. Jajaran Kalibrantas Sleman

Nomor : 011/SMPNS/IX/2012 Sleman

Telp. 0274-000 000, 11 Mei 2014

Lampiran : 1 (satu) Lembar

Perihal : Pemberitahuan

Kepada Yth,

Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid

Di Sleman

Dengan Hormat,

Demi terealisasikannya harapan anak-anak kami semua dapat menyelesaikan program pendidikan dengan nilai yang bagus, maka kami berusaha untuk membuat suatu gebarakan agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat mewujudkan ekspektasinya untuk dpaat lulus sekolah dengan hasil yang baik.

Kami menghimbau agar Bapak dan Ibu berkenan memberikan suntikan semangat demi kesuksesan program belajar kami yaitu mencapai kesuksesan pada  Unjian Nasional (UN) mendatang. Adapaun agenda ini akan kami langsungkan pada:

Hari : Senin

Tanggal : 11 Mei 2014

Waktu : 07.30-13.00 WIB

Tempat : Gedung pertemuan sekolah

Mengudang : Bpk. Laksmana Karai

Kami berharap dengan diadakannya acara ini Bapak/Ibu sekalian mampu memberikan dorongan semangat terhadap siswa-siswi hingga nantinya mereka dapat menyelesaikan Ujian Nasional dengan nilai yang memabanggakan.

Demikian pemeberitahuan ini kami buat, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Sleman 5 Mei 2014

Hormat kami, 

Soeharto

Kepala Sekolah SMP N Sleman 

Tembusan :

Ketua Yayasan SMP N Sleman

Contoh Surat Pribadi Kepada Teman

Tasikmalaya,11-Februari 2013

Santana

Jln. Cendana No. 12
Jakarta Pusat 10110


Apakabar Santana? Semoga kamu dalam kondisi sehat-sehat saja disana. Surat ini saya kirimkan untuk menanyakan kabar kamu. Saya sangat berharap bahwa hari-hari kamu di kota Jakarta baik-baik saja.

Tau nggak San, sebenarnya aku sudah kangen banget sama kamu. Pengen tau wajah kamu yang sekarang kaya apa. Ngga terasa ternyata kita udah lumayan lama ngga pernah bertatap muka. Di Jakarta pasti banyak perubahan yang terjadi sama kamu. Semoga kamu tetap mengingatku sebagai seorang sahabat yang selalu merindukanmu.

Aku berencana untuk mengunjungi kamu disana akhir bulan ini. Ngga sabar pengen ketemu sama kamu.

Tunggu aku ya.. kalau ngga ada halangan akhir bulan ini aku pasti nyampe sana.

Udah dulu ya Yan.. Jaga diri baik-baik. Jangan sampai sakit. Sampai ketemu di Jakarta :)

Ttd,

Salahudin